Alicante · AtrapaEsaRedProyecto demostrativo · cliente ficticio
Almez: una aplicación que lleva las citas y los bonos de un centro de fisioterapia y estética
Una aplicación de ejemplo para que un centro vea en una sola agenda las citas de sus dos áreas y cuántas sesiones le quedan a cada bono.
Este es un caso ficticio. El centro, las personas, las cifras y los datos de Almez están inventados. Lo que sí puedes hacer es abrir la aplicación y probarla.
La demo es solo la parte administrativa de un centro: no tiene historia clínica ni datos de salud, y los avisos que enseña no se envían.
- Abrir la demo (se abre en una pestaña nueva)
Se abre sin registro y sin dejar datos. Se usa entera desde el móvil.
- Te la enseño en 20 minutos (se abre en una pestaña nueva)
Te la enseño yo, con tu negocio en mente.
Un centro de fisioterapia y estética inventado, en Almansa, tiene 85 bonos vivos apuntados en tarjetas de cartón y en un cuaderno, y nadie sabe cuántas sesiones se deben sin contarlas una a una. Las citas, los bonos y los avisos viven cada uno en su sitio. Esta aplicación de ejemplo los junta, y puedes abrirla y probarla.
La demo en capturas
Seis capturas de la demo, en ordenador y en móvil. Las puedes ver con tus propios ojos abriendo la demo.
En ordenador
1. Lo que pide atención hoy, de un vistazo: citas sin marcar, avisos sin respuesta y bonos que se acaban. 
2. Cinco cabinas en una agenda, y en cada cita con bono, las sesiones que le quedan. 
3. Cada sesión descontada queda apuntada con su fecha, su cita y quién la marcó.
En el móvil
4. El fisioterapeuta marca la cita como realizada desde el móvil y la sesión se descuenta sola. 
5. La clienta ve su bono y pide la siguiente cita sin llamar al centro. 
6. Los avisos de la víspera, con el texto del centro y de usted. En la demo no se envía ninguno.
Qué cambiaría en tu caso
Tu centro no trabaja como Almez, y tu aplicación tampoco sería como esta.
Si tienes un centro de fisioterapia, de estética o de las dos cosas, quizá tu problema no sean los bonos. Puede que sean las cabinas y los aparatos que comparte el equipo, los huecos de última hora, las comisiones de cada profesional o la caja del día. Entonces la aplicación se construiría alrededor de eso: otras pantallas, otras normas y otras palabras.
Si tu negocio es otro, puede que reconozcas el mismo problema con otra forma: una peluquería, un estudio de pilates, una academia con bonos de clases o un taller que trabaja con cita previa.
En tu caso cambiaría:
El centro de la aplicación. Aquí es la sesión del bono. En tu caso puede ser la cita, la clase, el presupuesto o el pedido.
Las normas. Cuándo se descuenta una sesión, cuánto dura un bono o si se puede compartir. Las tuyas, no las de Almez.
Las palabras. Si en tu centro se dice «paciente», la aplicación dice «paciente».
Quién ve qué. Tus perfiles, con sus permisos.
Lo que ve tu cliente. Aquí consulta sus citas y su bono y pide cita él mismo. Puede que el tuyo solo necesite recibir un aviso, o que no entre nunca.
Los avisos. Por qué canal salen, con cuánta antelación, con qué texto y si tratan de tú o de usted.
Lo que entra en la primera versión y lo que se deja para después.
Los datos que ya tenéis y si es viable importarlos.
La imagen. La de tu empresa, no la de esta demo.
Lo que no cambiaría: esta demo es la parte administrativa de un centro. No guarda historia clínica ni datos de salud, y una aplicación así convive con el programa clínico que ya utilices.
Por eso el trabajo empieza entendiendo cómo trabajáis, no eligiendo funciones de una lista.
El negocio ficticio
Almez · Fisioterapia y estética es un centro de barrio inventado, en un local a pie de calle de Almansa (Albacete), con dos áreas bajo el mismo techo. Lo abrió hace nueve años una fisioterapeuta; el área de estética se incorporó hace tres. La ciudad existe; el centro y su dirección, no.
El nombre viene del almez, un árbol de sombra de madera flexible y resistente. Sirve de imagen para un centro que cuida el cuerpo con calma.
El tamaño del centro
- Un equipo de 6 personas: 3 fisioterapeutas (una es la directora), 2 esteticistas y 1 persona en recepción, solo por las mañanas.
- 5 cabinas: tres de fisioterapia y dos de estética.
- Horario de lunes a viernes, de 9:00 a 14:00 y de 16:00 a 20:30, y los sábados de 9:30 a 13:30.
- Unas 140 citas a la semana.
- Unos 900 clientes en la base, de los que unos 250 vienen con regularidad.
- 8 servicios (tres de fisioterapia y cinco de estética), 4 tipos de bono y 85 bonos vivos.
- Unos 25 recordatorios al día, hoy escritos a mano.
La demo carga una muestra más pequeña de ese centro.
El dato que explica el problema: hay 85 bonos vivos apuntados en tarjetas de cartón y en un cuaderno. Nadie sabe cuántas sesiones se deben sin contarlas una a una.
Su problema
Hoy Almez trabaja con una agenda de papel para estética, un calendario compartido para fisioterapia, tarjetas de cartón para los bonos y el móvil del centro para los avisos.
- Hay dos agendas que no se hablan. Recepción mira dos sitios para dar una cita. Quien viene a las dos áreas aparece en las dos, con datos distintos.
- Nadie sabe cuántas sesiones quedan sin buscar la tarjeta. A veces la sesión no se apunta y a veces se apunta dos veces. Las discusiones acaban en la recepción.
- Los bonos caducan sin que nadie avise. Se descubre el día de la cita.
- Los recordatorios se escriben a mano cada tarde. Los días de más trabajo no se envían, y al día siguiente hay ausencias.
- Las ausencias y las cancelaciones tardías no quedan registradas. La norma se aplica según quién atienda.
- Por las tardes no hay recepción. Quien tiene un hueco coge el teléfono y apunta la cita donde puede.
- La directora no sabe cuántas sesiones tiene vendidas y sin dar. Es trabajo ya cobrado que no figura en ningún sitio.
- Los clientes llaman para todo. Para pedir cita, para cambiarla y para preguntar cuántas sesiones les quedan. Por las tardes, esas llamadas las coge quien está entre dos citas.
Qué necesitaba
Lo que la primera versión debía resolver:
- Una sola agenda para las dos áreas, que se pueda leer por profesional y por tipo de servicio.
- Saber al momento cuántas sesiones le quedan a cada cliente y cuándo caduca su bono.
- Que la sesión se descuente al dar la cita por realizada, y que quede escrito quién lo hizo y cuándo.
- Que las ausencias y las cancelaciones tardías sigan una norma escrita, igual para todos.
- Que los recordatorios salgan solos, por el canal que cada cliente haya aceptado.
- Una ficha administrativa por cliente, la misma para las dos áreas.
- Que cada persona del equipo vea solo lo que necesita.
- Que quien atiende la recepción por la tarde pueda hacerlo sin tener acceso a todo de forma permanente.
- Que el cliente pueda ver sus citas y su bono, y pedir cita con el profesional que prefiera, sin llamar.
Lo que se dejó para fases posteriores: cobros, caja y facturación; envío real de mensajes; ocupación de cabinas y aparatos; venta de productos; comisiones por profesional.
Lo que queda fuera por el límite de la demo, y no por fases: la historia clínica y cualquier otro dato de salud.
Dejar cosas fuera es parte del caso: una primera versión útil resuelve lo urgente y puede crecer por fases.
Decisiones de diseño
| Decisión | Por qué |
|---|---|
| La app abre en la agenda del día, no en un panel | Recepción pasa el día en la agenda. La primera pregunta de la mañana es quién viene y con quién. |
| Una sola agenda con dos lecturas | «¿Quién tiene hueco esta tarde?» y «¿cuándo le puedo dar una limpieza facial?» son preguntas distintas al teléfono. |
| El área se distingue por relleno y contorno, no por color | Fisioterapia lleva fondo y estética, contorno. Se lee igual con cualquier visión del color, y el color queda para lo que importa: avisos y problemas. |
| La unidad central es la sesión del bono, no la cita | Lo que Almez pierde no son citas: son sesiones mal contadas. Una agenda genérica parte de la cita. |
| La sesión se descuenta al dar la cita por realizada, con nombre y hora | Acaba con las tarjetas y con la discusión en la recepción. |
| Las ausencias y las cancelaciones tardías siguen una norma escrita; Recepción puede devolver la sesión con un motivo | Hoy depende de quién atienda. La norma es del centro y la excepción queda registrada. |
| Los servicios de fisioterapia se llaman por formato y duración | La agenda no cuenta por qué viene nadie. |
| No hay texto libre en la ficha ni en la cita | Así nadie acaba apuntando datos de salud en una herramienta que no está hecha para guardarlos. |
| El recordatorio no nombra el servicio | Lo puede leer otra persona en la pantalla del móvil. |
| El aviso respeta el canal y el permiso de cada cliente | Quien no acepta mensajes aparece como llamada pendiente y no se pierde. |
| En la agenda, nombre e inicial; el nombre completo, solo en la ficha | La pantalla de recepción está a la vista de quien espera. |
| El profesional ve su agenda y, de las demás, solo si están ocupadas | Cada perfil ve lo que necesita para su tarea y nada más. |
| «Estoy en recepción» da permisos según el papel del momento | Por las tardes no hay recepción. La herramienta se adapta a cómo trabaja el centro, no al revés. |
| Una sola palabra: «cliente» | Fisioterapia y estética usan palabras distintas; la administración necesita una. |
| De usted en los avisos al cliente | El centro habla así en persona. Dentro del equipo, la app es breve y no se dirige a nadie. |
| El cliente tiene un portal para lo suyo: citas, bono y pedir cita | Responde a «¿me das cita?» y a «¿cuántas me quedan?» sin que nadie coja el teléfono. Ve huecos libres, nunca a otros clientes. |
| Toda la app se usa desde el móvil; la agenda enseña un profesional cada vez | Por las tardes, quien atiende la recepción lo hace desde su móvil, entre una cita y la siguiente. |
| La marca es la de Almez, no la de AtrapaEsaRed | Enseña la personalización visual: la app se siente propia del cliente. |
| Cobros, envío real de mensajes y cabinas quedan fuera | Una primera versión útil resuelve lo urgente. Lo demás se valora después, por fases. |
Instalación en móvil y tableta
En un proyecto real, la aplicación se puede instalar en el móvil o en la tableta: aparece como un icono más en la pantalla de inicio y se abre a pantalla completa, sin pasar por App Store ni Google Play.
- Abrir la demo (se abre en una pestaña nueva)
Se abre sin registro y sin dejar datos. Se usa entera desde el móvil.
- Te la enseño en 20 minutos (se abre en una pestaña nueva)
Te la enseño yo, con tu negocio en mente.
Otro proyecto demostrativo
Congreso del comercio local
Mostrador
A tres semanas del congreso, 30 ponentes y 12 patrocinadores tienen cosas pendientes y nadie ve cuáles: están repartidas entre tres hojas de cálculo y el correo de dos personas.
Ver el caso Mostrador
Asesoría de autónomos y pequeñas empresas
Cuarto Creciente
Cada trimestre hay que reunir unas 560 entregas de 140 clientes para presentar 318 trámites en 20 días, y nadie sabe cuántas faltan sin abrir tres hojas y cinco bandejas de correo.
Ver el caso Cuarto Creciente
Empresa de reformas
Tendel Reformas
El presupuesto está en una hoja, los partes en un talonario y los extras de palabra: solo se juntan el día de la factura, cuando ya no se puede corregir nada.
Ver el caso Tendel Reformas
Restaurante
Brasa Mansa
El pedido de carne del fin de semana se cierra el jueves, cuando todavía no ha entrado ni la mitad de las reservas del sábado.
Ver el caso Brasa Mansa