Alicante · AtrapaEsaRedProyecto demostrativo · cliente ficticio
Cuarto Creciente: una aplicación para llevar el trimestre de una asesoría
Una aplicación de ejemplo para que una asesoría de autónomos y pequeñas empresas sepa, cada trimestre, qué documentación le falta, qué trámites vencen y quién los lleva.
Este es un caso ficticio. La asesoría, las personas, los clientes, las cifras y los datos de Cuarto Creciente están inventados. Lo que sí puedes hacer es abrir la aplicación y probarla.
En la demo no hay importes ni datos fiscales, y las fechas son de ejemplo. No es un calendario fiscal ni un asesoramiento.
- Abrir la demo (se abre en una pestaña nueva)
Se abre sin registro y sin dejar datos. Se usa entera desde el móvil.
- Te la enseño en 20 minutos (se abre en una pestaña nueva)
Te la enseño yo, con tu negocio en mente.
Una asesoría de barrio inventada, en Dénia, tiene que reunir cada trimestre unas 560 entregas de 140 clientes para presentar 318 trámites en 20 días. Nadie sabe cuántas faltan sin abrir tres hojas de cálculo y cinco bandejas de correo. Esta aplicación de ejemplo lo muestra en una pantalla, y puedes abrirla y probarla.
La demo en capturas
Seis capturas de la demo: cuatro en ordenador y dos en el móvil. Las puedes ver con tus propios ojos abriendo la demo.
En ordenador
1. El trimestre, de un vistazo. Los días que quedan para el plazo, cuatro recuentos y una fila por cliente con lo que ha enviado y lo que le falta. 
2. Un cliente, por dentro. Su documentación, sus trámites y el mensaje para reclamarle todo lo que falta de una vez, por el canal que prefiere. 
3. Lo que ha llegado hoy. Cada entrega, con lo que parece ser, se confirma con un botón. 
4. Un trimestre cerrado, en su color. Todo presentado y solo de lectura.
En el móvil
5. El trimestre, en el móvil. Los días que quedan, el selector de trimestre y los cuatro recuentos, con el buscador de clientes debajo. 
6. Así lo ve el cliente. Qué le falta y cómo van sus trámites, con sus palabras.
Qué cambiaría en tu caso
Tu asesoría no trabaja como Cuarto Creciente, y tu aplicación tampoco sería como esta.
Puede que tu atasco no esté en reunir la documentación del trimestre. Quizá sean las nóminas de cada mes, las altas y las bajas, la campaña de la renta o las cuentas anuales. Entonces la aplicación se construiría alrededor de eso: otro ciclo, otras pantallas y otras palabras.
Si tu negocio es otro, puede que reconozcas el mismo problema con otra forma: muchos clientes, un plazo que se repite y cosas que tienen que llegar de fuera antes de poder trabajar. Le pasa a una administración de fincas, a una correduría de seguros, a una academia con matrículas o a un estudio que tramita licencias.
En tu caso cambiaría:
El ciclo. Aquí es el trimestre. En tu caso puede ser el mes, el curso, la campaña o la renovación de cada año.
Lo que pides y a quién. Aquí lo deciden cinco preguntas. Las tuyas serían otras.
Las reglas de la casa. Aquí se pide hasta el día 5 y nada se presenta sin revisión. Las tuyas son las que ya aplicas, aunque nunca las hayas escrito.
Las palabras. Las que usáis dentro y las que entiende tu cliente.
Quién ve qué. Tus perfiles, con sus permisos.
Lo que ve tu cliente. Aquí solo consulta. Puede que el tuyo necesite enviar archivos, firmar algo o no entrar nunca.
Los programas que ya utilizas. Esta demo organiza; no calcula ni presenta. Una aplicación así convive con tu programa de contabilidad.
Lo que entra en la primera versión y lo que se deja para después.
Los datos que ya tienes y si es viable importarlos.
La imagen. La de tu despacho, no la de esta demo.
En esta demo no hay importes ni datos fiscales: todo lo que ves es inventado.
Por eso el trabajo empieza entendiendo cómo trabajáis, no eligiendo funciones de una lista.
El negocio ficticio
Cuarto Creciente · Asesoría para autónomos y pequeñas empresas es una asesoría de barrio inventada, en Dénia (Alicante), que lleva los impuestos y los papeles de autónomos y empresas pequeñas. La localidad existe; la asesoría, no.
El nombre juega con dos sentidos: un trimestre es un cuarto del año, y lo que quiere un cliente es que su negocio vaya a más.
El tamaño de la asesoría
- Un equipo de 5 personas: la titular, 3 asesores y 1 persona en administración.
- 140 clientes: 96 autónomos y 44 pequeñas empresas.
- Unas 560 entregas de documentación por trimestre, 4 de media por cliente.
- 318 trámites por trimestre: el IVA, el pago a cuenta de la renta, las retenciones de nóminas y profesionales, las del alquiler del local y las operaciones con otros países de la UE.
- Un plazo que se repite cuatro veces al año: hasta el día 20 o el 30 del mes siguiente a cada trimestre, según el trámite.
Sus reglas de la casa
- La documentación se pide hasta el día 5.
- Todo tiene que estar preparado, a falta de revisión, el día 15.
- Nada se presenta sin que lo revise otra persona.
- A cada cliente se le reclama por el canal que prefiere, y como mucho una vez cada tres días.
El dato que explica el problema: cada trimestre hay que reunir unas 560 entregas de 140 clientes para presentar 318 trámites en 20 días. A una semana del plazo, nadie sabe cuántas faltan sin abrir tres hojas de cálculo y cinco bandejas de correo.
Su problema
Hasta ahora, Cuarto Creciente trabaja con el correo, WhatsApp, una carpeta compartida y una hoja de cálculo por asesor.
- La documentación llega por cinco sitios. Correo, WhatsApp, una carpeta compartida, en mano y por foto. Cada asesor la guarda a su manera.
- Lo que falta se lleva en una hoja con colores. Cada asesor tiene la suya. Para saber cómo va el trimestre hay que juntarlas.
- Se reclama de memoria. A unos clientes se les escribe cuatro veces y a otros ninguna. Nadie sabe cuándo fue la última.
- «Ya te lo mandé.» El cliente lo envió, pero incompleto, ilegible o del trimestre anterior. Se descubre al ir a prepararlo.
- A todos se les pide lo mismo. La lista es genérica y el cliente no sabe qué le toca a él.
- Todo se amontona en la última semana. Lo que llega el día 18 se prepara y se presenta sin que lo vea nadie más.
- Si un asesor falta, su cartera se queda a ciegas. Nadie sabe qué tenía pendiente ni con quién había hablado.
- El cliente llama para preguntar si ya está presentado.
Qué necesitaba
Lo que la primera versión debía resolver:
- Ver el trimestre entero en una pantalla: qué ha enviado cada cliente y qué falta.
- Que a cada cliente se le pida solo lo que le toca.
- Un único sitio por donde entra y se clasifica la documentación, llegue por donde llegue.
- Poder decir «llegó, pero no vale» y por qué.
- Reclamar lo que falta con un solo mensaje y saber cuántas veces se ha hecho.
- Saber qué trámites vencen, cuáles están parados por falta de papeles y quién los lleva.
- Que nada se presente sin revisión.
- Pasar la cartera de una persona a otra cuando falta.
- Que el cliente pueda consultar qué le falta y si lo suyo está presentado.
Lo que se dejó para fases posteriores: lo mensual (nóminas y seguros sociales), lo anual (renta, resúmenes y cuentas), guardar los documentos, la conexión con el programa de contabilidad, el envío real de mensajes, los honorarios y los cobros.
Dejar cosas fuera es parte del caso: una primera versión útil resuelve lo urgente y puede crecer por fases.
Esta aplicación lleva el estado de la documentación y de los trámites, pero no guarda los documentos. En un proyecto real, recibir o guardar documentos fiscales o laborales de los clientes se estudia caso por caso, con un contrato de encargado de tratamiento y una revisión legal.
Decisiones de diseño
| Decisión | Por qué |
|---|---|
| El centro es el trimestre, no el cliente ni la tarea | La asesoría vive en cuatro picos al año. Su pregunta es «¿cómo vamos de este trimestre?», no «¿qué tengo hoy?». |
| La pantalla de inicio es una tabla de clientes y documentos | Es la hoja con colores que ya usan, pero una sola y siempre al día. La entienden el primer día. |
| A cada cliente se le pide solo lo que le toca | Cinco preguntas de sí o no deciden su lista. Deja de recibir una petición genérica que no entiende. |
| «Recibido» no es lo mismo que «vale» | Un documento puede llegar incompleto, ilegible o de otro trimestre. Se marca con un motivo y vuelve a contar como pendiente. |
| Un trámite parado dice qué documento lo frena | Saber que algo va con retraso no sirve. Saber que faltan los recibos del alquiler permite reclamarlos. |
| Dos fechas: la del plazo y la de la casa | El plazo lo marca Hacienda. El día 5 y el 15 son de la asesoría, y son los que evitan el atasco del final. |
| Nada se presenta sin que lo revise otra persona | Es una regla de la casa. La aplicación la aplica: quien prepara no puede dar por presentado. |
| Reclamar es un solo mensaje con todo lo que falta | El cliente recibe una lista exacta, no cinco mensajes sueltos. Y queda apuntado cuándo se le reclamó. |
| Dos vocabularios: «modelo 303» dentro, «IVA del trimestre» fuera | El equipo trabaja con sus términos. El cliente no tiene por qué aprenderlos. |
| El cliente consulta, pero no marca nada | Lo que cuenta es lo que la asesoría ha recibido y dado por bueno. Evita el «ya te lo mandé». |
| La aplicación organiza, no calcula | No hay importes ni se presenta nada desde ella. Convive con el programa de contabilidad que ya tenga la asesoría. |
| Sin texto libre | Así nadie apunta cifras ni datos de un cliente donde no toca. |
| Los asesores ven la cartera de los demás y dirección puede traspasarla | Si alguien falta, sus clientes no se quedan a ciegas. |
| Un color por trimestre | Se sabe en cuál estás de un vistazo, también al consultar uno ya cerrado. |
| Todo se puede hacer desde el móvil: la tabla pasa a tarjetas | La asesora consulta desde donde esté y el cliente mira su trimestre en el teléfono. |
| El plazo se dibuja como un anillo y cada recuento filtra la tabla | Se ve cuánto queda sin leer, y de cada cifra se llega a los clientes que la forman. |
| Cada acción avisa de lo que cambia en otra pantalla | Al confirmar una entrega se ve que ese cliente ya está completo y que sus trámites pasan a preparación. Nadie tiene que ir a comprobarlo. |
| Recorrido guiado de cinco pasos | Quien llega no conoce la herramienta. En dos minutos ve lo importante y termina en la solicitud de valoración. |
| La marca es la de Cuarto Creciente, no la de AtrapaEsaRed | Enseña la personalización visual: la aplicación se siente propia del cliente. |
| Lo mensual, lo anual, el archivo de documentos y los cobros quedan fuera | Una primera versión útil resuelve lo urgente. Lo demás se valora después, por fases. |
Instalación en móvil y tableta
En un proyecto real, la aplicación se puede instalar en el móvil o en la tableta: aparece como un icono más en la pantalla de inicio y se abre a pantalla completa, sin pasar por App Store ni Google Play.
- Abrir la demo (se abre en una pestaña nueva)
Se abre sin registro y sin dejar datos. Se usa entera desde el móvil.
- Te la enseño en 20 minutos (se abre en una pestaña nueva)
Te la enseño yo, con tu negocio en mente.
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