Mostrador: una aplicación para que cada sesión del congreso sepa qué le falta

Mostrador · Congreso del Comercio Local es la 3.ª edición de un congreso que organiza Unión Mostrador, una federación inventada de asociaciones de comerciantes de la Región de Murcia. Se celebra el lunes 18 y el martes 19 de octubre de 2027, en el «Centro de Congresos La Acequia», en Murcia. La sede también es inventada.

Las sesiones tratan de escaparates, cobro con el móvil, venta por mensajería instantánea, relevo generacional, horarios y festivos, y compras conjuntas entre comercios.

El dato que explica el problema: a 21 días del congreso hay 120 cosas que deben llegar de 30 ponentes y 68 compromisos adquiridos con 12 patrocinadores. Están repartidos entre tres hojas de cálculo y el correo de dos personas.

Hasta ahora, Unión Mostrador organiza el congreso con un formulario de inscripción, tres hojas de cálculo, un documento con el programa y el correo.

1. El programa cambia cada semana y circulan varias versiones. Cada cambio se reenvía por correo. Ponentes y patrocinadores consultan a veces una versión antigua.
2. Nadie sabe qué sesiones están listas. Para saber si falta una presentación, una moderación o la confirmación de un ponente hay que revisar correos uno a uno.
3. A los ponentes se les reclama todo a mano. 30 personas, cuatro cosas por persona.
4. Los compromisos con los patrocinadores se llevan en una hoja. Se descubre tarde que falta un logotipo en un cartel o que un stand no tiene sus acreditaciones.
5. Las inscripciones se copian a mano del formulario a otra hoja para preparar las acreditaciones.
6. En la puerta se acredita con listados impresos, que no recogen los cambios de última hora.
7. Todo depende de dos personas. Si una falta, nadie sabe cómo está el congreso.

Lo que la primera versión debía resolver:

1. Un único programa, siempre actualizado, que todo el mundo consulta en el mismo sitio.
2. Ver qué le falta a cada sesión para estar lista.
3. Que cada ponente vea qué tiene pendiente y lo marque por sí mismo.
4. Llevar los compromisos con cada patrocinador y saber cuáles están cumplidos.
5. Tener inscripciones y acreditaciones en un mismo sitio.
6. Acreditar en la puerta desde un móvil, con los datos del momento.
7. Que cada persona vea solo la información que le corresponde.

Lo que se dejó para fases posteriores: cobro de inscripciones y facturación, envío automático de correos y avisos, agenda de reuniones entre asistentes, recepción y evaluación de propuestas de ponencia, expositores que no son patrocinadores y certificados de asistencia.

Dejar cosas fuera es parte del caso: una primera versión útil resuelve lo urgente y puede crecer por fases.

En esta demo las inscripciones ya están hechas. En un proyecto real, la inscripción y el pago en línea se pueden añadir como una fase más, valorándolo y presupuestándolo aparte.